Analyse du fichier des écritures comptables

Analyse du fichier des écritures comptables (FEC)

Afin de ne pas être surpris lors d’un contrôle fiscal, l’analyse de cohérence du fichier des écritures comptables est vivement conseillée. Ensuite effectuer un test à blanc de votre FEC peut s’avérer salvateur. Il vaut mieux anticiper un contrôle fiscal que de le subir.

RAPPEL : Le FEC est une obligation légale pour toutes les entreprises sur les exercices clos au 1er janvier 2014.

La structure du fichier des écritures comptable

Le fichier des écritures comptables est un fichier structuré qui répond à un format spécifique. Le FEC doit être composé de 18 rubriques comme suit :

1. Code journal de l’écriture comptable
2. Libellé journal de l’écriture comptable
3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable (Numérotation chronologique, croissante, sans rupture)
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Il existe quelques spécificités pour les BA agricoles (Bénéfices Agricoles)

• Date de règlement (position 19)
• Mode de règlement (position 20)
• Nature de l’opération (à blanc si non utilisé) (position 21)

Mais aussi pour les BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et les comptabilités de trésorerie

• Date de règlement (position 19)
• Mode de règlement (position 20)
• Nature de l’opération (à blanc si non utilisé) (position 21)
• Identification du client (à blanc si non utilisé) (position 22)

Analyse de la forme du Fichier des Ecritures Comptables, comment faire?

Le fichier des écritures comptables est extrait de votre système de comptabilité. Cette extraction est intégrée à la grande majorité des progiciels de comptabilité. La création de ce fichier peut s’avérer plus complexe pour des applications anciennes et/ou développées en interne. Le fichier peut également être produit par un expert comptable si ce dernier effectue la tenue de vos comptes.

Dans un premier temps, il est vivement conseillé d’analyser le format de votre FEC. Ce contrôle sera effectué également lors de votre contrôle fiscal par la brigade de vérification des comptabilités informatisées (BVCI).

Plusieurs solutions sont disponibles pour contrôler la forme du FEC:

• Un outil intégré à votre logiciel de comptabilité

C’est la méthode la plus répandue. La très grande majorité des éditeurs de progiciels de comptabilités intègre cette fonction en sus de la fonction d’extraction.

• L’outil de l’administration

L’administration fiscale propose gratuitement l’outil Test compta Demat. Il fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows 7-32 bits et Windows 10-64 bits. Il ne fonctionne donc pas sur la plateforme MacOS. C’est une version simplifiée de l’outil Alto 2 (que l’administration utilise pour analyser le contenu des FEC).

Test compta Demat vérifie la validité de la structure du fichier et précise les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

• Des outils de cabinets et de sociétés spécialisées

Assurez-vous que ces sociétés aient bien pignon sur rue.

FEC-Expert proposée par Francis Lefebvre. Vos coordonnées vous sont demandées. Si vous souhaitez une analyse du fond, cette fonction sera payante.

De nombreuses offres sont disponibles sur le web plus ou moins onéreuses. Elles proposent souvent à la fois le contrôle de cohérence et l’analyse de fond.

On évitera l’utilisation de solutions en ligne qui consiste à charger son Fichier des Ecritures Comptables sur internet pour effectuer le contrôle. Sécurité et confidentialité ne sont pas au rendez-vous. Le FEC est en effet une image très fidèle de votre comptabilité, il n’est donc pas à mettre entre toutes le mains qui plus est lorsqu’elles sont invisibles!

Analyser du fond du Fichier des Ecritures Comptables, comment faire?

Dès lors que l’on souhaite faire une analyse de fond du FEC, il est alors opportun de se diriger vers les outils utilisés par l’administration. L’avantage est d’obtenir les mêmes résultats que lors d’un contrôle fiscal et ainsi de mettre en place les actions de corrections ad-hoc.

ALTO 2

ALTO 2 (évolution d’ALTO) est l’outil développé par la DGFIP. Il n’est pas mis à la disposition des contribuables. Cet outil comporte 3 modules:

• un module alimentation qui vérifie la forme du FEC (identique à Test Compta Demat)
• un module de contrôle qui présente les anomalies de format
• un module de restitution qui facilite les recherches sur les documents comptables (balance, grand livre, journal) analysés.

NB : L’administration fiscale a développé l’outil “Altoweb“ pour les grandes entreprises. L’entreprise transfère directement sa comptabilité dématérialisée sur le site de la DVNI (Direction des Vérifications Nationales et Internationales). Le service vérificateur effectue ensuite les mêmes opérations qu’avec l’outil “Alto 2“.

ACL (HighBond)

Un peu d’historique sur ACL, car la thématique est parfois mal comprise. ACL (Audit Command Language) est avant tout un environnement de Gestion du Risque et de la Conformité (GRC).  La société ACL a été rachetée, depuis début 2021, Diligent (Galvanize).

ACL est l’outil qu’utilisait la BVCI lors des contrôles fiscaux. C’est sur cette base que quelques sociétés spécialisées ont développé leur outil d’analyse du FEC

IDEA (CaseWare)

Outil d’origine canadienne, Idea fait également partie de la panoplie du bon contrôleur. A l’ouverture du FEC, Idea automatise les contrôles de forme et de fond et produit le rapport ad-hoc. Il est à noter que Idea enrichit régulièrement ses contrôles en fonction des retours clients.

Aussi cet outil, relativement onéreux ne se limite pas à l’analyse du FEC mais permet l’analyse de tout type de fichier de plusieurs millions d’entrées. L’utilisation est très simple.